Pour organiser vos événements notre expertise est à votre service
CONGRÈS
Les congrès et conventions nécessitent de la rigueur et une organisation sans faille, quelle que soit leur taille et leur importance. Nous intervenons selon vos besoins depuis la conception jusqu’à la réalisation.
SÉMINAIRES
Les séminaires exigent de la créativité pour devenir des événements uniques et porteurs de sens.
GESTION DES INSCRIPTIONS
• Création du site internet dédié à l’événement
• Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
• Création d’une base de données personnalisées
• Suivi des participants
• Traitement des demandes
• Confirmation individuelle
• Permanence téléphonique
• Attestation de présence
• Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
• Création d’une base de données personnalisées
• Suivi des participants
• Traitement des demandes
• Confirmation individuelle
• Permanence téléphonique
• Attestation de présence
GESTION DES
COMMUNICATIONS
• Formulaire de dépôt des résumés
• Réception des résumés
• Transmissions des données au comité scientifique
• Notification aux auteurs
• Réception des résumés
• Transmissions des données au comité scientifique
• Notification aux auteurs
PRISE EN CHARGE
DES INVITÉS ET DES INTERVENANTS
• Analyse des besoins
• Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
• Remboursement notes de frais
• Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
• Remboursement notes de frais
GESTION DES SPONSORS ET EXPOSANTS
• Recherche de sponsors
• Élaboration du dossier technique
• Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
• Envoi du dossier exposant
• Proposition de plan d’implantation
• Élaboration du dossier technique
• Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
• Envoi du dossier exposant
• Proposition de plan d’implantation
GESTION DES FINANCES
• Budget prévisionnel
• Ouverture d’un compte bancaire spécifique
• Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
• Pointage et encaissement des règlements
• Facture individuelle
• Comptabilité du congrès
• Remise du bilan final à l’organisateur
• Ouverture d’un compte bancaire spécifique
• Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
• Pointage et encaissement des règlements
• Facture individuelle
• Comptabilité du congrès
• Remise du bilan final à l’organisateur
RESTAURATION
• Choix du traiteur ou du restaurateur
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Dégustation
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktail,
dîner de gala…
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Dégustation
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktail,
dîner de gala…
TRANSPORT
• Sélection des prestataires
• Demande de devis
• Demande de fichets réduction SNCF
• Agréments compagnies aériennes
• Point accueil aux endroits stratégiques
• Organisation des arrivées
• Demande de devis
• Demande de fichets réduction SNCF
• Agréments compagnies aériennes
• Point accueil aux endroits stratégiques
• Organisation des arrivées
HÉBERGEMENT
• Sélection des hôtels
• Demande d’options
• Négociation de quotas et tarifs groupes
• Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
• Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
• Gestion des arrhes
• Edition des rooming list
• Permanence téléphonique
• Demande d’options
• Négociation de quotas et tarifs groupes
• Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
• Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
• Gestion des arrhes
• Edition des rooming list
• Permanence téléphonique
ESPACES
• Sélection des lieux
• Équipements techniques
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale
• Équipements techniques
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale
COMMUNICATIONS
• Site internet dédié à l’événement
• Charte graphique et création de logo
• Cartons d’invitation
• Affiches
• Calicots
• Programme
• Edition des actes
• Relations presse
• Objets promotionnels
• Reportage photo/vidéo
• Charte graphique et création de logo
• Cartons d’invitation
• Affiches
• Calicots
• Programme
• Edition des actes
• Relations presse
• Objets promotionnels
• Reportage photo/vidéo
ACCUEIL
• Régie générale
• Accueil des participants
• Gestion des hôtesses / Vestiaire
• Badges personnalisés
• Mallettes
• Cadeaux
• Sécurité
• Accueil des participants
• Gestion des hôtesses / Vestiaire
• Badges personnalisés
• Mallettes
• Cadeaux
• Sécurité
PROGRAMME SOCIAL
• Visites guidées de villes ou de sites
• Excursions
• Ateliers à thème
• Excursions
• Ateliers à thème
ANIMATION
• Proposition et sélection d’artistes
• Proposition d’intervenants et conférenciers
• Team building, ateliers à thème
• Proposition d’intervenants et conférenciers
• Team building, ateliers à thème
TECHNIQUE
• Etude du cahier des charges
• Création d’ambiance
• Son et lumière
• Création d’ambiance
• Son et lumière
SOIRÉES ÉVÉNEMENTIELLES
Les soirées et autres événements se doivent d’être des manifestations réussies et inoubliables, qu’ils soient prestigieux ou informels. Parce que chaque détail a son importance, le savoir-faire et l’accompagnement de notre équipe sont des atouts majeurs pour en assurer le succès.
GESTION HÔTELIÈRE
La gestion hôtelière se doit d’être parfaite pour l’accueil de vos clients. En maîtriser les lieux et la gestion complète fait partie de notre savoir-faire.
ESPACES
• Sélection des lieux
• Équipements techniques
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale
• Équipements techniques
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale
TRANSPORT
• Sélection des prestataires
• Demande de devis
• Demande de fichets réduction SNCF
• Agréments compagnies aériennes
• Point accueil aux endroits stratégiques
• Organisation des arrivées
• Demande de devis
• Demande de fichets réduction SNCF
• Agréments compagnies aériennes
• Point accueil aux endroits stratégiques
• Organisation des arrivées
ACCUEIL
• Régie générale
• Accueil des participants
• Gestion des hôtesses / Vestiaire
• Badges personnalisés
• Mallettes
• Cadeaux
• Sécurité
• Accueil des participants
• Gestion des hôtesses / Vestiaire
• Badges personnalisés
• Mallettes
• Cadeaux
• Sécurité
RESTAURATION
• Choix du traiteur ou du restaurateur
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Dégustation
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktail,
dîner de gala…
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Dégustation
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktail,
dîner de gala…
HÉBERGEMENT
• Sélection des hôtels
• Demande d’options
• Négociation de quotas et tarifs groupes
• Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
• Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
• Gestion des arrhes
• Edition des rooming list
• Permanence téléphonique
• Demande d’options
• Négociation de quotas et tarifs groupes
• Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
• Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
• Gestion des arrhes
• Edition des rooming list
• Permanence téléphonique
PRISE EN CHARGE DES INVITÉS
• Analyse des besoins
• Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
• Remboursement notes de frais
• Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
• Remboursement notes de frais
ANIMATION
• Proposition et sélection d’artistes
• Proposition d’intervenants et conférenciers
• Team building, ateliers à thème
• Proposition d’intervenants et conférenciers
• Team building, ateliers à thème
TECHNIQUE
• Etude du cahier des charges
• Création d’ambiance
• Son et lumière
• Création d’ambiance
• Son et lumière
